Polityka prywatności

1. DEFINICJE

1. 1.1.

   StudentSpace – SGE OPERATING COMPANY sp. z o.o. z siedzibą we Warszawie (ul. Litewska 1, 00-581 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0001031019, REGON: 525057433, NIP: 7011139662, kapitał zakładowy: 322 750,00 zł.

2. 1.2.

   Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

3. 1.3.

   Polityka – niniejsza Polityka prywatności.

4. 1.4.

   RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

5. 1.5.

   Serwis – serwis internetowy prowadzony przez StudentSpace pod adresem www.studentspace.pl.

6. 1.6.

   Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.

2. PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU

1. 2.1.

   W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu StudentSpace zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W SERWISIE

1. 3.1.

   Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez StudentSpace:

   1. 3.1.1.

      w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

   2. 3.1.2.

      w celu kontaktu i udzielenia odpowiedzi na zapytania kierowane przez Użytkowników dot. usług StudentSpace, z którymi zwrócili się do Administratora korzystając z formularza dostępnego w Serwisie, czatu (asystenta AI) dostępnego w Serwisie lub wysyłając wiadomość na adres e-mail Administratora, w tym poprzez zapisanie treści takiego zgłoszenia lub rozmowy w wykorzystywanym przez StudentSpace systemie CRM – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na potrzebie udzielenia odpowiedzi Użytkownikom i zarządzaniu kontaktem z nimi;

   3. 3.1.3.

      w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;

   4. 3.1.4.

      w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes StudentSpace (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;

   5. 3.1.5.

      w celach marketingowych StudentSpace – zasady przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING.

2. 3.2.

   Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez StudentSpace). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. StudentSpace przetwarzają je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes StudentSpace (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. MARKETING

1. 4.1.

   StudentSpace przetwarza Dane osobowe Użytkowników, w celu realizowania działań marketingowych, które mogą polegać na:

   1. 4.1.1.

      kierowaniu e-mailowych powiadomień o interesujących ofertach lub treściach, które w niektórych przypadkach zawierają informacje handlowe dot. produktów StudentSpace lub produktów podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy;

   2. 4.1.2.

      kierowaniu sms-owych powiadomień o interesujących ofertach lub treściach, które w niektórych przypadkach zawierają informacje handlowe dot. produktów StudentSpace lub produktów podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy;

   3. 4.1.3.

      prowadzenie innego rodzaju działań analitycznych oraz statystycznych, jak również związanych z marketingiem bezpośrednim naszych towarów i usług oraz innych podmiotów współpracujących z nami (przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną);

   4. 4.1.4.

      wykorzystywaniu danych osobowych (imienia, adresu e-mail, numeru telefonu) podanych przez Użytkownika w czacie (asystencie AI) dostępnym w Serwisie w celach marketingowych, o których mowa w pkt 4.1.1–4.1.3 powyżej, wyłącznie w przypadku wyrażenia przez Użytkownika odrębnej zgody zaznaczonej w oknie czatu.

2. 4.2.

   Dane osobowe są przetwarzane:

   1. 4.2.1.

      w przypadku kierowania do Użytkownika treści marketingowych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes StudentSpace (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie komunikacji marketingowej.

   2. 4.2.2.

      w przypadku reklamowych plików cookie – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona na bannerze cookies; dane wykorzystywane są w celu promowania marki i informowania o ofercie StudentSpace.

3. 4.3.

   Jeżeli Użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek Dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.

4. 4.4.

   Reklama i pomiar w serwisach Google i Meta (dane first-party). StudentSpace korzysta z narzędzi reklamowych i pomiarowych dostawców Google (Google Ireland Limited) oraz Meta Platforms Ireland Limited i w tym zakresie udostępnia im wybrane dane kontaktowe Użytkowników.

   1. 4.4.1.

      Do Google i Meta przekazywane są adres e-mail, numer telefonu oraz informacja o etapie procesu sprzedaży (od zapytania lub leada do zawarcia i opłacenia umowy). Dane kontaktowe są zabezpieczane kryptograficznie (haszowane) przed przekazaniem.

   2. 4.4.2.

      Dane wykorzystywane są w celu: (a) pomiaru skuteczności i optymalizacji kampanii reklamowych, w tym tzw. konwersji rozszerzonych i konwersji offline; (b) wykluczania Użytkowników z wyświetlania wybranych reklam; (c) tworzenia grup odbiorców, w tym grup podobnych odbiorców (tzw. lookalike), aby docierać do nowych osób o zbliżonych cechach.

   3. 4.4.3.

      Podstawą prawną tego przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, pisząc na rodo@studentspace.pl. W braku zgody lub po jej wycofaniu dane Użytkownika nie są wykorzystywane w powyższych celach, a StudentSpace podejmuje działania w celu ich usunięcia z grup odbiorców u dostawców. Ustawienia zgody na bannerze cookie (Consent Mode) obejmują również to przekazywanie.

   4. 4.4.4.

      Do celów, o których mowa powyżej, StudentSpace wykorzystuje wyłącznie dane osób, które potwierdziły ukończenie 18 lat; danych osób, które tego nie potwierdziły, nie przekazuje w tym zakresie Google ani Meta. Modelowanie grup podobnych odbiorców (profilowanie) wykonują platformy Google/Meta na podstawie przekazanych danych, zgodnie z ich warunkami; przetwarzanie to nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO.

5. 4.5.

   Współadministrowanie z Meta. W zakresie niektórych operacji związanych z narzędziami Meta (w szczególności zbierania i przekazywania danych o zdarzeniach oraz tworzenia grup odbiorców) StudentSpace i Meta Platforms Ireland Limited mogą działać jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO — na etapie zebrania i przekazania danych; w zakresie dalszego wykorzystania Meta działa jako odrębny administrator, a dla części funkcji (dopasowanie, pomiar) jako podmiot przetwarzający. Zasady te określają warunki Meta (m.in. Meta Business Tools Terms wraz z Controller Addendum). Niezależnie od tych uzgodnień Użytkownik może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów, a w sprawach dotyczących StudentSpace — pod adresem rodo@studentspace.pl.

6. 4.6.

   Pozyskiwanie danych przez formularze reklamowe Meta (Lead Ads). Część danych kontaktowych StudentSpace pozyskuje za pośrednictwem formularzy reklamowych w serwisach Meta (Facebook/Instagram), które Użytkownik wypełnia bezpośrednio w tych serwisach; w formularzu tym StudentSpace pozyskuje adres e-mail, numer telefonu oraz zgody. Źródłem danych jest wówczas serwis Meta. Dane te przetwarzane są w celu kontaktu i przedstawienia oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz — o ile Użytkownik wyrazi zgodę — w celach reklamowych opisanych w pkt 4.4 (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

7. 4.7.

   Pomiar konwersji w reklamie OpenAI (ChatGPT Ads). StudentSpace korzysta z narzędzi pomiarowych OpenAI Ireland Limited - Measurement Pixel osadzonego w Serwisie oraz Conversions API przekazującego zdarzenia po stronie serwera. Do OpenAI przekazywane są: identyfikator zdarzenia konwersji, identyfikator kliknięcia w reklamę zapisywany w pliku cookie Serwisu, adres URL strony, znacznik czasu, adres IP oraz identyfikator przeglądarki (user agent), a także - jeżeli Użytkownik poda je w formularzu - adres e-mail i numer telefonu, zabezpieczone kryptograficznie (haszowane) w przeglądarce Użytkownika przed przekazaniem. Danych kontaktowych w postaci jawnej StudentSpace nie przekazuje. Dane kontaktowe przekazywane są wyłącznie w odniesieniu do osób, które potwierdziły ukończenie 18 lat. Dane wykorzystywane są w celu, o którym mowa w pkt 4.4.2 lit. a. Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażana na bannerze cookies. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, pisząc na rodo@studentspace.pl lub za pomocą pływającego przycisku „ZARZĄDZAJ COOKIES”. W braku zgody lub po jej wycofaniu Measurement Pixel i Conversions API nie przekazują zdarzeń do OpenAI.

5. PLIKI COOKIE ORAZ PODOBNA TECHNOLOGIA

1. 5.1.

   Pliki cookie to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika, gdy korzysta z serwisów internetowych. Zapamiętują m.in. jego wizytę i ustawienia. Pełnią rozmaite funkcje, ale StudentSpace wykorzystuje je przede wszystkim, aby umożliwić Użytkownikowi dostęp do Serwisu i ułatwić mu korzystanie z usług dostępnych w Serwisie.

2. 5.2.

   StudentSpace używa plików cookie również w celach analitycznych i marketingowych, jednak wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik wyrazi na to zgodę na bannerze cookies, który wyświetla się w Serwisie. Zgodę tę można wycofać w każdym momencie za pomocą pływającego przycisku „ZARZĄDZAJ COOKIES”.

3. 5.3.

   Pliki cookie dzieli się na stałe i sesyjne – w zależności od tego, jak długo są przechowywane, oraz na niezbędne i opcjonalne – w zależności od celów, dla których są wykorzystywane.

4. 5.4.

   Reklamowe pliki cookie są opcjonalne. Dopasowują reklamy do zainteresowań Użytkowników w Serwisie i poza nim. Bazując na tych plikach cookie oraz aktywności Użytkownika, tworzy się jego profil zainteresowań. StudentSpace i jego partnerzy mogą instalować reklamowe pliki cookie poprzez Serwis.

5. 5.5.

   Przetwarzanie danych za pomocą reklamowych plików cookie wymaga zgody Użytkownika, którą można uzyskać i wycofać zgodnie z pkt 5.1.

STAŁE I SESYJNE PLIKI COOKIE

NIEZBĘDNE I OPCJONALNE PLIKI COOKIE

1. 5.6.

   Szczegółowe cele wykorzystania plików cookie opisano na bannerze cookies, który wyświetla się, gdy Użytkownik po raz pierwszy odwiedza Serwis, a później jest dostępny za pomocą pływającego przycisku „ZARZĄDZAJ COOKIES”.

2. 5.7.

   W Serwisie wykorzystywane są pliki cookie StudentSpace oraz jego zaufanych partnerów. Na bannerze cookies można znaleźć informacje o zaufanych partnerach StudentSpace. Szczegółowe informacje o tym, jak przetwarzają oni dane Użytkownika, można znaleźć w ich politykach prywatności.

ZAUFANI PARTNERZY ADMINISTRATORA

ZARZĄDZANIE USTAWIENIAMI COOKIES

1. 5.8.

   Użytkownik może zarządzać ustawieniami dotyczącymi plików cookie za pomocą bannera cookies. StudentSpace udostępnia mu Serwis zgodnie z tymi ustawieniami. Banner cookies pozwala Użytkownikowi:

   1. 5.8.1.

      pozyskać szczegółowe informacje na temat plików cookie, które wykorzystuje się w Serwisie, oraz na temat zaufanych partnerów;

   2. 5.8.2.

      wyrazić lub wycofać zgodę na wykorzystanie opcjonalnych plików cookie.

2. 5.9.

   Banner cookies wyświetla się, gdy Użytkownik po raz pierwszy odwiedza Serwis, i zapamiętuje jego zgody. Użytkownik może w każdej chwili wprowadzić zmiany w swoich ustawieniach za pomocą pływającego przycisku „ZARZĄDZAJ COOKIES”.

3. 5.10.

   Użytkownik może zarządzać plikami cookie również przez zmianę ustawień przeglądarki. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami.

1. 5.11.

   Niektóre pliki cookie są niezbędne do funkcjonowania Serwisu, dlatego zmiana ustawień przeglądarki może sprawić, że część usług nie będzie działać poprawnie, a nawet uniemożliwić Użytkownikowi korzystanie z Serwisu.

6. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. 6.1.

   Okres przetwarzania danych przez StudentSpace zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub realizowania zamówienia, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes StudentSpace.

2. 6.2.

   Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

7. UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA

1. 7.1.

   Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych osobowych.

2. 7.2.

   W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z dowolnym StudentSpace, pocztą elektroniczną na adres rodo@studentspace.pl lub pocztą tradycyjną na adres: SGE Operating Company sp. z o.o. ul. Litewska 1, 00-581 Warszawa.

3. 7.3.

   Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z prawnie uzasadnionym interesem StudentSpace, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes StudentSpace (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).

8. ODBIORCY DANYCH

1. 8.1.

   W związku z realizacją usług Dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności:

   1. 8.1.1.

      dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, w tym poczty elektronicznej,

   2. 8.1.2.

      dostawcom usług logistycznych, prawnych, audytorskich i księgowych.

   3. 8.1.3.

      agencjom marketingowym (w zakresie usług marketingowych);

   4. 8.1.4.

      dostawcom narzędzia czatu/asystenta AI wykorzystywanego w Serwisie oraz dostawcom systemu CRM służącego do zarządzania kontaktem z Użytkownikami.

   5. 8.1.5.

      dostawcom platform reklamowych — Google (Google Ireland Limited), Meta Platforms Ireland Limited oraz OpenAI Ireland Limited — w zakresie i celach opisanych w sekcji MARKETING; w zależności od konkretnej funkcji podmioty te działają jako odrębni administratorzy, współadministratorzy albo podmioty przetwarzające.

2. 8.2.

   StudentSpace zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. 9.1.

   Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu StudentSpace przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

   1. 9.1.1.

      współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych; w niektórych wypadkach Komisja Europejska wymaga dodatkowo, aby taki podmiot przetwarzający uczestniczył w zatwierdzonych przez nią programach zrzeszających podmioty spoza EOG, których uczestnicy mają obowiązek zapewnienia Danym osobowym taką samą ochronę, jaka przysługuje im w Unii Europejskiej (szczegółowe informacje można znaleźć tutaj);

   2. 9.1.2.

      stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską; wraz z wymaganymi dodatkowymi środkami bezpieczeństwa zapewniają one Danym osobowym taką samą ochronę, jaka przysługuje im w Unii Europejskiej; wzory umów można znaleźć tutaj;

   3. 9.1.3.

      stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

2. 9.2.

   W związku z korzystaniem z narzędzi reklamowych i analitycznych Google, Meta i OpenAI dane osobowe (w tym dane kontaktowe w postaci zabezpieczonej) mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework - w odniesieniu do odbiorców posiadających aktualną certyfikację - albo na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) wraz z uzupełniającymi środkami bezpieczeństwa.

3. 9.3.

   Kopię szczegółowych informacji o zabezpieczeniach stosowanych przez StudentSpace przy przekazywaniu danych poza EOG można uzyskać kontaktując się ze StudentSpace w sposób wskazany w sekcji 11 niniejszej Polityki.

10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. 10.1.

   StudentSpace na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez nich w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. StudentSpace dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

2. 10.2.

   StudentSpace podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także ich podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarza Dane osobowe na zlecenie StudentSpace.

11. DANE KONTAKTOWE

1. 11.1.

   Kontakt ze StudentSpace jest możliwy poprzez adres e-mail rodo@studentspace.pl lub pocztą tradycyjną na adres: SGE Operating Company sp. z o.o. ul. Litewska 1, 00-581 Warszawa.

12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1. 12.1.

   Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

2. 12.2.

   Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 14 września 2026 r.